L’objectif de ce projet est la standardisation des processus opérationnels et l’amélioration de la productivité, tout en assurant une évolution et une actualisation continues.

Le projet pilote d’automatisation a porté sur un processus sélectionné dans le domaine des obligations, plus précisément le processus de rappel de collecte des primes, qui a permis de recouvrer plus de 800 000 euros depuis son déploiement et a facilité la synchronisation des systèmes de comptabilité et de gestion des portefeuilles.

L’approche du projet est fondée sur la création d’un centre d’excellence dédié à l’automatisation, composé de la direction de l’Organisation et des Systèmes.

Le centre d’excellence a testé plusieurs situations afin d’identifier les avantages du parcours RPA et a mené plusieurs entretiens auprès de différentes unités organisationnelles afin de cartographier les processus, l’objectif étant d’intégrer de nouvelles activités dans le cahier des charges du projet.

La cartographie est issue d’un ensemble d’entretiens visant à identifier les processus propices à l’automatisation. Les principales activités sont les suivantes :

1) évaluation des processus opérationnels,

2) étude de faisabilité technique,

3) analyse coût-efficacité,

4) priorisation des processus.

Après la phase de cartographie, le processus à automatiser est conçu et décrit dans un document sur lequel sera basé le développement de l’automatisation à l’aide de UiPath (logiciel d’automatisation des processus du groupe Groupama).

À l’issue de la seconde série d’entretiens, 80 processus ont été identifiés comme adaptés à l’automatisation dans l’ensemble de la société. Parmi ces 80 processus, 32 ont été automatisés ou sont en cours d’automatisation dans 8 départements à l’aide de la technologie RPA. Par ailleurs, le programme RPA a été intégré avec d’autres technologies, par exemple le logiciel OCR, géré en interne par le service Courrier de Groupama.

L’objectif global du projet étant d’acquérir le savoir-faire en matière de RPA afin de gérer cette technologie de manière autonome, les premières étapes ont été confiées au cabinet de conseil Deloitte qui possède une expérience dans ce domaine. Des ateliers ont été organisés afin de permettre aux participants d’acquérir des connaissances sur la transformation numérique via la RPA, par la mise en œuvre d’une architecture informatique et de lignes directrices sur la sécurité de la RPA.